Bloomberg — Si usted hubiera entrado en el Museo de Oakland, California, un martes por la mañana a mediados de septiembre, habría encontrado un evento excepcionalmente meta: una conferencia sobre conferencias.
La reunión, dirigida a organizadores de eventos que diseñan talleres, reuniones públicas o convenciones masivas, comenzó en el atrio con la típica fila de registro y café, pero también con una selección de etiquetas con nombres para iniciar conversaciones con frases como “He estado pensando mucho en...”
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Después se pasó al auditorio para el programa formal, que se abrió, como tantos eventos de hoy en día, con un video. Este era único, ya que estaba protagonizado por un bulldog francés parlante, generado por la IA, con una voz imperiosa y una chaqueta de cuero negra, que prometía que lo que había que llevarse hoy “no es el botín, sino el valor de romper el molde” y crear conferencias que merezcan la pena el tiempo, el dinero y el jet lag.
En todo el mundo, se calcula que las empresas gastan cada año US$1,2 billones en eventos empresariales, según un informe de 2023 del Consejo de la Industria de Eventos, y una parte considerable se destina a conferencias profesionales y ferias comerciales. Para las ciudades anfitrionas, el impacto de un solo evento puede ser enorme. Salesforce Inc. (CRM) esperaba que su conferencia Dreamforce de tres días de esta semana trajera a San Francisco casi 50.000 asistentes y un impulso económico de US$130 millones.
Pero, en términos generales, el rendimiento de los eventos empresariales no siempre es claro para los asistentes, especialmente cuando implican viajes costosos o un tiempo considerable fuera de la oficina. La Conferencia de Conferencias lo reconoció desde el principio en su video de bienvenida.
“Gastas miles de dólares volando en avión, durmiendo en hoteles, contratando niñeras, todo para sentarte en un salón sin ventanas, escuchando contenido que podrías haber visto en casa, en el sofá”, entonó el bulldog de la IA. El público rió con complicidad. “Te vas abrumado, exhausto, atormentado por la pregunta: ‘¿Valió la pena todo esto?’”.
La “Conferencia de Conferencias” es una idea original de Jenny Sauer-Klein, quien anteriormente cofundó Acroyoga (una combinación de acrobacia y yoga) y viajó por el mundo enseñando en conferencias de yoga. Cuando dio un giro hacia el mundo empresarial con una startup centrada en la creación de equipos, se horrorizó al descubrir que, en general, las conferencias corporativas son terribles. Los eventos formales con los que se topó estaban muy lejos del aprendizaje vivencial que disfrutaba en los encuentros comunitarios de yoga. “Llegué a esas conferencias y pensé: ‘Oh, no, esto es horrible’”, dijo. “Sentí una profunda rabia”.
Se ha hablado mucho de nuestra ansia post-pandémica de conexión en persona, que ha impulsado un fuerte repunte post-2020. Pero las conferencias, tal y como se conciben y ejecutan tradicionalmente, a menudo decepcionan. Todos tenemos nuestras quejas. Las mías incluyen café flojo, aplicaciones de eventos torpes y aire acondicionado criogénico. A medida que la IA se generaliza, la razón para hacer el viaje de “desarrollo profesional” parece aún menos clara cuando ChatGPT puede explicar temas de nicho en segundos con la experiencia de un ponente principal.
La forma indirecta de Sauer-Klein de desafiar el statu quo fue lanzar su propia conferencia corporativa en 2016, centrada en la cultura del lugar de trabajo. Este año, apuntó directamente al propio sector de las conferencias, reuniendo a organizadores de eventos de empresas como Google, Airbnb, AWS, TED y Sony Music.
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¿Su objetivo? Generar ideas para transformar las reuniones profesionales “de insoportables salas de estudio para revisar el correo electrónico a alegres experiencias dinámicas de vitalidad, vulnerabilidad y acción”, como resumió una asistente llamada Liz, según las fotos del público.
Para que todos se relajaran antes de la tarea, Sauer-Klein pidió a los participantes que se giraran hacia la persona a su lado y dibujaran un retrato de una sola línea sin mirar hacia abajo. La sala estalló en carcajadas con el resultado. El retrato que me hizo mi compañero parecía un Davy Jones picassiano de la saga cinematográfica Piratas del Caribe.
El truco funcionó: fue divertido, y las tonterías dieron lugar a una lluvia de ideas rápida sobre cómo solucionar los formatos de conferencia aburridos. “Haz la presentación principal completamente a oscuras”, sugirió una mujer, “para activar todos los demás sentidos”. Otra asistente sugirió añadir una opción de verdad o reto a las charlas informales.
Durante el resto del día, el medio fue el mensaje. Tras el segmento de la mañana, hubo una selección de sesiones de trabajo para los más de 100 asistentes, a los que se ofreció la oportunidad de probar formatos no tradicionales como hackathons, mesas redondas “Pregúntame lo que quieras” y “unconferences” (eventos en los que la agenda es diseñada en el momento por los asistentes).
El objetivo era ver qué funcionaba y qué no, inspirando a los participantes a pensar en cómo organizar sus propios eventos de forma diferente, a la vez que les permitía aprender de sus compañeros, quienes aportaban su propia riqueza de experiencia. En la sesión de “pecera”, una versión más democrática del panel de expertos, los participantes, sentados en un círculo interno, discutían un tema mientras los del círculo externo escuchaban y participaban cuando tenían algo que compartir.
Los asistentes lo probaron con una pregunta sobre los momentos en los que el proceso de planificación de un evento había salido mal, y se turnaron para compartir el material de sus pesadillas: una cascada de disfunciones tras la cancelación de un orador en el último minuto o el horror de olvidarse de tener en cuenta las restricciones dietéticas. Me sentí como si hubiera entrado accidentalmente en un grupo de apoyo. Después, el grupo habló sobre posibles mejoras: cómo elaborar un mejor aviso, cómo manejar que una persona domine la conversación. La idea tanto de la sesión como del formato del día en general era conseguir que todo el mundo compartiera, en lugar de dejar la tarea a una persona al frente con un micrófono.
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Durante el almuerzo en el patio del museo, me uní a una mesa llena de organizadores de eventos a gran escala. Observé que la mesa reservada a los “planificadores del marketing, el retorno de la inversión y los datos” estaba vacía. El tipo que estaba frente a mí (etiqueta con su nombre: “He estado pensando mucho en... la vida de los animales”) convocaba a los constructores de comunidades. A mi lado estaba Robb Trost, un veterano del sector con más de 25 años de experiencia, corte de pelo al estilo militar, grandes bíceps y un tatuaje geométrico en el antebrazo. No rellenó la etiqueta con su nombre.
Trost llegó a este trabajo por casualidad: consiguió un trabajo nocturno como DJ en Milwaukee después de la universidad y luego lo contrataron para un trabajo en una emisora de radio pirata: su primera estrategia de “marketing experiencial”. Actualmente, organiza conferencias y eventos de gran presupuesto como director sénior de InVision Communications, negociando con directores ejecutivos que insisten en plazos ajustados y cabezas de cartel quijotescas (al parecer, ahora todos quieren a Coldplay).
Como muchos asistentes, la parte del cerebro de Trost, entrenada para evaluar las decisiones en el diseño de eventos, zumbaba en el fondo. Su pesadilla era la confusa entrada al estacionamiento. (La mía era el café; no nos permitían llevarlo al auditorio). Otros sugirieron bajar el ritmo con más espacio entre sesiones. Objeciones aparte, la pregunta a la que Trost se remitía una y otra vez era: “¿Es escalable?”. Gran parte del encanto del día residía en el tamaño modesto de la reunión y su ambiente íntimo, que propiciaba momentos de conexión natural.
La programación de la tarde incluyó una sesión de “visión” con el director asociado de compromiso de Burning Man y mesas redondas que abordaron temas como “los pros y los contras del compromiso comunitario”. Sauer-Klein, por su parte, sabía que los asistentes observarían de cerca sus tácticas. “Veo lo que has hecho ahí”, le dijo la gente a lo largo del día, fijándose en cosas como el énfasis en mantener las cosas analógicas para hacer que el día pareciera más especial.
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En una sesión, Sauer-Klein reveló la estrategia que utilizó para organizar la jornada. Su principio rector fue lo que ella llamó el “modelo de arco dramático”. Como toda buena historia, la jornada se diseñó con una acción ascendente que culminaba en un punto álgido, seguido de un desenlace gradual, con participantes idealmente transformados por la experiencia. Este patrón distinguió la conferencia del “modelo de línea plana”, más común, como ella lo llamó, que va de la conferencia principal al panel, al almuerzo, a la charla informal y a la hora feliz.
Sauer-Klein argumentó que incluso pequeños cambios que generen oportunidades de conexión y reflexión entre sesiones pueden cambiar por completo la sensación de un evento formulado de manera más tradicional.
En la clausura de la “Hora Dorada”, los invitados fueron conducidos al exterior, a una mesa llena de sombreros de copa dorados y brillantes, pajaritas y collares de cuentas. Una fuente de chocolate burbujeaba y las copas de plástico para Prosecco le daban un aire de refinamiento informal al ambiente. Sin prisas ni forzar la celebración, disfrutamos de conversaciones tranquilas al ritmo de la música, a un volumen moderado por una banda local que tocaba en el césped. Fue sorprendentemente diferente de la típica recepción de conferencia al aire libre en el salón de un hotel o en un enorme salón de convenciones lleno de cordones, blazers y tarjetas de visita, donde hay que gritar para hacerse oír por encima del estruendo.
“¿Es escalable?”, le pregunté a Sauer-Klein, que llevaba gafas de sol doradas.
“Creo que es posible”, dijo.
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