Bloomberg — El mensaje “¿Tienes planes para el fin de semana?” se desplaza por la imagen de la pantalla en letras sobredimensionadas, apareciendo en ondas ondulantes sobre la cabeza de Jim Szafranski , CEO de Prezi Inc.
Ese texto en pantalla que llama la atención (en este caso, al comienzo de mi entrevista virtual con Szafranski) es sólo una de las características de Prezi Video, una herramienta lanzada en 2019 y que ya utilizan más de 200.000 empresas y otras organizaciones. El software de presentaciones basado en Internet (una alternativa al producto Power Point de Microsoft) permite a los participantes en reuniones virtuales compartir opiniones, responder preguntas y editar gráficos de una forma más interactiva que compartiendo la pantalla.
“La pantalla es un lugar para trabajar”, dice Szafranski. “Intentamos que las reuniones a distancia sean mejores que las presenciales para que este movimiento pueda continuar”. Work Shift habló con Szafranski sobre la oficina del futuro, el riesgo de que las herramientas tecnológicas se vuelvan demasiado complejas, y cuánto tiempo pasará antes de que la inteligencia artificial pueda hacer por ti esas diapositivas de presentación que tanto tiempo te llevan. (Las preguntas y respuestas han sido editadas y condensadas).
¿Los mandatos de vuelta a la oficina están matando lentamente las reuniones virtuales?
La mayoría del trabajo es híbrido y la gente tiene una reunión virtual al menos una vez a la semana. Aunque la política sea “todo el mundo, de vuelta a la oficina”, la mayoría de las empresas seguirán teniendo algunas personas remotas. Y los que vienen a la oficina, en lugar de hacer una reunión híbrida con colegas remotos, sólo hacen reuniones virtuales. La gente solía recurrir a Prezi Video una o dos veces al mes. Ahora es un par de veces a la semana.
La oficina en pantalla (la evolución del contenido en la pantalla durante las reuniones de vídeo) está aquí para quedarse. Vamos a tener que trabajar mejor a través del vídeo. Romper el hielo, dar feedback, permitir que los participantes aporten cosas en la pantalla junto al presentador, las pequeñas cosas que normalmente se hacen cara a cara, hay que facilitarlas online.
¿Quién trabaja ya en el entorno de la “oficina en pantalla”?
Son funciones en las que quieres mantener la atención de la gente: formación, ventas y marketing para conversaciones con clientes, directores generales y otros ejecutivos que informan a los clientes. Eso se traslada a cosas como las reuniones de todos a una. En cuanto a los sectores, la consultoría es un área importante para nosotros, al igual que la tecnología y los servicios financieros.
También tiende a depender menos de tu función laboral y más del tipo de persona que eres. ¿Inviertes en tu capacidad para hacer buenas reuniones, eres alguien que quiere trabajar a distancia e intentas seguir apoyando esa política en tu empresa? Entonces harás todo lo posible para tener un buen rendimiento en las reuniones virtuales.
¿A quién será más difícil convencer?
A los presidentes, a los jefes de producto, a los directores generales, a los altos cargos les encanta este tipo de cosas. Lo que me preocupa es que no podamos reducir la barrera de adopción para un uso más amplio. No es tan difícil, pero intimida. La IA generativa y los motores de recomendación pueden ayudarnos con eso. Ahora tenemos versiones de Prezi que construyen la presentación por ti basándose en tus indicaciones. Te ayudamos con “vas a hablar del plan de marketing, aquí tienes un buen flujo para el tema, asegúrate de hablar de estas cuatro áreas”. Y tienes un pequeño chatbot que puede responder a las preguntas. Te proporcionamos espacios que puedes rellenar con tu contenido. Es superar ese obstáculo del diseño. Esa primera hora de presentación se convierte en tres o cuatro minutos.
¿Cómo ves que evolucionan las tensiones entre los trabajadores a distancia y los directivos amantes de la oficina?
Si retrocedes 10 años, las empresas no querían que utilizaras tu smartphone para trabajar. Y los empleados decían: “No intento robar la información de la empresa, sino trabajar mientras espero en la consulta de mi médico”. Al igual que con los teléfonos, las empresas tienen que aceptar que el trabajo a distancia no es un dispositivo de robo, sino de productividad.
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